Liquidación de gastos de comunidad para inquilinos y propietarios

La declaración de cargas es un aspecto importante de la ley de arrendamiento que es igualmente importante para los inquilinos y propietarios. En esta detallada entrada del blog, examinaremos todos los temas relevantes relacionados con la declaración de gastos de servicio y proporcionaremos consejos prácticos y plantillas.

¿Qué es una declaración de gastos de servicio?

La declaración de gastos de servicio es una parte esencial de muchos contratos de arrendamiento y desempeña un papel crucial en la facturación transparente de los costes de funcionamiento para inquilinos y propietarios. Contiene una lista detallada de todos los gastos incurridos además del alquiler básico de una propiedad. Normalmente, la declaración de gastos por servicios incluye gastos como calefacción, agua, aguas residuales, eliminación de residuos, servicios de conserjería, limpieza de escaleras y otras partidas relevantes para los costes de funcionamiento. Estos costes se asignan a los inquilinos y se estipulan en muchos contratos de arrendamiento.

La declaración de gastos por servicios se prepara normalmente una vez al año y se envía al inquilino, ya sea por el propio propietario o por una empresa de gestión de la propiedad encargada por ellos. Se utiliza para comparar los costes reales incurridos con los pagos anticipados del inquilino. Si los costes reales son superiores a los anticipos, el inquilino debe pagar la diferencia. Si son inferiores, el inquilino recibe un reembolso.

¿Por qué es importante la liquidación de gastos de comunidad para inquilinos y propietarios?

La liquidación de gastos de comunidad es importante tanto para los inquilinos como para los propietarios, ya que garantiza la transparencia y la equidad en relación con los costes de explotación. Los inquilinos pueden utilizar el extracto para saber exactamente en qué gastos han incurrido y si los anticipos han sido adecuados. Por esta razón, todos los recibos y documentos pertinentes deben guardarse cuidadosamente.

Para los propietarios, la declaración de gastos de servicio permite una distribución justa de los costes reales incurridos y contribuye a la planificación financiera y a la gestión de la propiedad. Una declaración de gastos de servicio clara y precisa puede evitar posibles conflictos y reforzar la relación de confianza entre los inquilinos.

Diferencias desde la perspectiva del inquilino y del propietario

El estado de cargas difiere en algunos aspectos dependiendo de si se mira desde la perspectiva del inquilino o del propietario

• Contenido: Para el inquilino, el estado de cargas contiene una lista detallada de todos los costes prorrateables incurridos durante el periodo de facturación. El propietario debe explicar de forma transparente cómo se han calculado los costes y qué proporción es atribuible a cada inquilino. Para el arrendador, la liquidación de los gastos de comunidad es un resumen de los gastos de funcionamiento reales y de su distribución entre los inquilinos.

• Perspectiva: Desde el punto de vista del inquilino, la liquidación de los gastos de comunidad sirve para comprobar si los pagos anticipados son razonables y si los gastos facturados están justificados. Para el propietario, la liquidación es una herramienta para gestionar y documentar los costes de explotación de su propiedad.

• Responsabilidad: El propietario es responsable de la correcta preparación y entrega puntual de la liquidación de gastos de comunidad a los inquilinos. Los inquilinos, por su parte, son responsables de comprobar la declaración e informar a tiempo de cualquier discrepancia.

• Importancia jurídica: La declaración de gastos por servicios tiene importancia jurídica para ambas partes. Para el inquilino es importante estar informado de cualquier pago adicional y ajustar su presupuesto en consecuencia. Para el arrendador, es importante para garantizar la correcta facturación de los gastos de explotación y para hacer valer posibles reclamaciones contra los inquilinos.

Los gastos de explotación de un vistazo

Los gastos de explotación son gastos que surgen en relación con el funcionamiento de una propiedad y que, por lo general, el arrendador puede repercutir en los inquilinos. Incluyen una variedad de gastos en los que se incurre para el mantenimiento y el correcto funcionamiento de una propiedad. A continuación se explican en detalle algunos de los gastos de funcionamiento más comunes:

1. Gastos de calefacción: Los gastos de calefacción incluyen los gastos para proporcionar calor en la propiedad. Suelen incluir el coste de combustibles como el gas o el gasóleo, así como el mantenimiento y la reparación del sistema de calefacción.

2. Costes del agua: Los costes del agua hacen referencia a los gastos de suministro de agua potable a la propiedad y de eliminación de aguas residuales. Además de los costes de consumo, también se incluyen los costes de mantenimiento y reparación de las tuberías y sistemas de agua.

3. Costes de eliminación de residuos: Se incluyen los costes de recogida, transporte y eliminación de residuos y basura de la propiedad. Los costes de eliminación de residuos pueden variar dependiendo de la región y la normativa local.

5. Costes del seguro del edificio: El seguro del edificio cubre los daños causados al propio edificio por incendios, tormentas o agua de la red, por ejemplo. Las primas de este seguro forman parte de los gastos de explotación.

6. Gastos de limpieza y mantenimiento: incluye los gastos de limpieza y mantenimiento de las zonas comunes, como escaleras, pasillos, entradas e instalaciones exteriores.

7. Gastos del servicio de conserjería: el conserje se encarga de vigilar y mantener el edificio, así como de pequeñas reparaciones y trabajos de mantenimiento. Los costes de este servicio pueden formar parte de los costes de explotación.

8. Costes de iluminación de zonas comunes: La iluminación de escaleras, pasillos y otras zonas comunes también genera costes que pueden repercutirse a los inquilinos como costes de explotación.

Normas legales

Las normas legales sobre facturación de costes accesorios sirven para proteger a los inquilinos de costes accesorios excesivos o injustificados y crean un marco claro para propietarios e inquilinos. Están recogidas en el Código Civil alemán (BGB) y en la Ordenanza de Costes de Explotación (BetrKV). Según el artículo 556 del Código Civil alemán, el arrendador tiene derecho a repercutir al arrendatario los costes accesorios derivados de la explotación del edificio. Los costes deben estar claramente definidos en el contrato de arrendamiento.

La Ordenanza sobre Costes de Explotación (BetrKV) estipula qué tipos de costes pueden y no pueden ser imputados. Entre los costes que pueden repartirse se encuentran los de calefacción, agua, aguas residuales, servicios de conserjería, mantenimiento del jardín, eliminación de residuos y seguros. Sin embargo, los costes de reparación del edificio, los costes administrativos del propietario o las reparaciones cosméticas no son prorrateables.

El propietario está obligado a preparar una declaración anual de gastos de servicio y enviarla al inquilino. Esta declaración debe ser comprensible y comprensible y contener todas las partidas de gastos pertinentes, así como los métodos de cálculo subyacentes.

Los inquilinos tienen derecho a comprobar la declaración de gastos de servicio y, en caso de discrepancias o dudas sobre su exactitud, a presentar una objeción. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que las objeciones deben hacerse dentro de un plazo determinado, por lo general dentro de los 12 meses siguientes a la recepción de la declaración.

Pasos para la correcta preparación de una declaración de gastos de servicio para los propietarios

1. Recopilación de recibos: Los propietarios deben recopilar cuidadosamente todos los recibos y documentos pertinentes que se requieren para el cálculo de los gastos de servicio. Esto incluye, por ejemplo, facturas de agua, calefacción, eliminación de residuos, seguros, etc.

2. Registro de los costes: Los recibos recogidos deben registrarse sistemáticamente y los costes correspondientes deben asignarse a cada inquilino. Es importante calcular las cuotas correctas para cada concepto y, si es necesario, tener en cuenta los requisitos legales.

3. Elaboración de la liquidación: El propietario elabora la liquidación de los gastos de servicio basándose en los costes registrados. Debe enumerar todos los costes prorrateables de forma transparente y comprensible para los inquilinos. Es aconsejable que la declaración sea comprensible y clara.

4. Entrega a los inquilinos: La declaración de gastos de servicio completada se entrega a los inquilinos de acuerdo con los plazos legales. Para evitar posibles discrepancias, hay que asegurarse de que la declaración sea correcta y esté completa.

Términos y plazos de prescripción

Para no perder ninguna reclamación o para preservar la posibilidad de hacerla valer a tiempo, hay que respetar ciertos plazos en relación con la declaración de gastos por servicios. Tanto los propietarios como los inquilinos deben ser conscientes de que el cumplimiento de estos plazos es crucial para evitar litigios y proteger sus respectivos derechos.

• Elaboración y envío de la liquidación de gastos: El propietario está legalmente obligado a elaborar y enviar la liquidación de gastos al inquilino en un plazo razonable tras la finalización del periodo de facturación. Este período suele ser de un máximo de 12 meses después del final del período de facturación.

• Período de revisión para los inquilinos: Los inquilinos tienen un plazo razonable después de recibir la declaración de gastos de servicio para revisarlo y plantear cualquier objeción o discrepancia. Este período de revisión suele ser también de 12 meses.

• Período de objeción para los inquilinos: Si el inquilino tiene objeciones a la declaración de gastos por servicios, debe presentar una objeción dentro de un plazo determinado con el fin de salvaguardar sus reclamaciones. Este plazo suele ser también de 12 meses a partir de la recepción de la declaración.

• Plazos de prescripción para las reclamaciones de la declaración de gastos por servicios: Las reclamaciones de la declaración de gastos por servicios están sujetas a plazos de prescripción. Por lo general, éstos son de tres años a partir del final del año en que se produjo la reclamación. Esto significa que las reclamaciones de una declaración de gastos por servicios elaborada para el año 2022, por ejemplo, expirarían el 31 de diciembre de 2025 a más tardar.

¿Se presenta demasiado tarde la declaración de gastos por servicios? Consecuencias e implicaciones para inquilinos y propietarios

Una declaración de gastos por servicios presentada fuera de plazo puede tener varias consecuencias e implicaciones para inquilinos y propietarios:

Para el propietario:

• Pérdida de reclamaciones: Las declaraciones de gastos por servicios presentadas fuera de plazo pueden hacer que el propietario pierda sus reclamaciones contra los inquilinos. Si la declaración no se prepara y entrega a tiempo, cualquier reclamación de pagos adicionales por parte del propietario puede prescribir.

• Notificaciones y sanciones: Los inquilinos tienen derecho a exigir una declaración de gastos de servicio a tiempo. Si estos plazos se incumplen o ignoran repetidamente, los inquilinos pueden emprender acciones legales o reclamar reducciones del alquiler.

Para el inquilino:

• Incertidumbre sobre los costes: Los inquilinos pueden no estar seguros de sus costes reales debido a un retraso en la declaración de los gastos de servicio. Esto puede provocar incertidumbre financiera y dificultar la planificación del presupuesto doméstico.

• Retrasos en el reembolso: Si el inquilino tiene derecho a un reembolso, una factura tardía puede provocar retrasos en el pago. Esto puede ser especialmente problemático si el inquilino ha presupuestado el reembolso para gastos urgentes.

Los derechos y obligaciones de inquilinos y propietarios en caso de retraso en la liquidación de los gastos de servicio están regulados en el Código Civil alemán (BGB):

• Derecho del inquilino a una liquidación puntual: Los inquilinos tienen derecho a recibir puntualmente una liquidación de los gastos de servicio, normalmente antes de que transcurran doce meses desde el final del periodo de facturación.
• Obligación del arrendador de preparar y enviar la liquidación a su debido tiempo: el arrendador tiene la obligación legal de preparar la liquidación de los gastos de servicio a su debido tiempo y enviarla al inquilino. Si no lo hace, el inquilino puede establecer los plazos adecuados y, si es necesario, emprender acciones legales.
• Posibles consecuencias del incumplimiento de los plazos: Si los plazos se incumplen reiteradamente, el inquilino puede, por ejemplo, reclamar una reducción de la renta o demandar al propietario por daños y perjuicios.

Consejos y trucos para inquilinos y propietarios a la hora de comprobar la declaración de gastos por servicios:

Siguiendo estos consejos y trucos y comprobando detenidamente la declaración de gastos por servicios, los inquilinos pueden asegurarse de que sólo pagan los costes reales incurridos y pueden reconocer y corregir a tiempo posibles errores o discrepancias.

Para los inquilinos:

• Imputación correcta de los costes: Los inquilinos deben asegurarse de que todas las partidas de costes de la liquidación están correctamente imputadas y se corresponden con lo acordado en el contrato de arrendamiento.
• Plausibilidad del cálculo: Los métodos y bases de cálculo deben ser comprensibles para los inquilinos. Deben comprobar si las claves y las claves de distribución utilizadas son correctas.
• Completitud de los recibos: Los inquilinos tienen derecho a inspeccionar los recibos originales. Deben asegurarse de que todos los costes enumerados están respaldados por los recibos correspondientes y de que no falta ningún elemento.
• Cumplimiento de los plazos: Los inquilinos deben respetar los plazos legales para comprobar y, en su caso, oponerse a la declaración de gastos por servicios y actuar de manera oportuna.

Para los propietarios:

• Registro correcto de los costes: Los propietarios deben asegurarse de que todos los costes prorrateables se han registrado en su totalidad y se han calculado correctamente. La falta de información o la información incorrecta puede dar lugar a discrepancias.
• Declaración transparente: La declaración de gastos de servicio debe ser transparente y comprensible para los inquilinos. Los arrendadores deben asegurarse de que todas las partidas de gastos se enumeran de forma clara y concisa.
• Conservar recibos: Los arrendadores deben conservar cuidadosamente todos los recibos y documentos pertinentes y ponerlos a disposición de los inquilinos para su inspección en caso necesario. Una gestión transparente de los documentos puede disipar cualquier duda por parte de los inquilinos.
• Cumplir los plazos: Los propietarios están legalmente obligados a preparar la declaración de gastos por servicios a tiempo y entregarla al inquilino. Por lo tanto, deben estar atentos a los plazos y actuar a tiempo para evitar posibles consecuencias.

Influencia de la declaración de gastos por servicios en la declaración de la renta:

Para los arrendadores: Los gastos de explotación incluidos en la declaración de gastos por servicios pueden reclamarse como gastos relacionados con los ingresos en la declaración de la renta. Esto se aplica en particular a los propietarios que alquilan su propiedad y pueden reconocer los costes de explotación como gastos. Entre ellos se incluyen, por ejemplo, los gastos de reparación, mantenimiento, administración y seguros.

Para inquilinos: Los inquilinos también pueden deducir parte de sus gastos accesorios a efectos fiscales en determinadas condiciones. Por ejemplo, si utilizan una oficina en casa o tienen gastos de viaje relacionados con el trabajo, pueden reclamar los costes de funcionamiento proporcionales como la calefacción, la electricidad o el agua como gastos relacionados con los ingresos o gastos empresariales.

Costes deducibles en la factura de servicios públicos para inquilinos y propietarios:

1. Inquilinos:

   • Oficina en casa: Los costes de la oficina en casa pueden ser deducibles de impuestos bajo ciertas condiciones. Estos incluyen los gastos de funcionamiento prorrateados, tales como calefacción, electricidad, agua y eliminación de residuos.
   • Gastos de viaje relacionados con la ocupación: Los inquilinos que tienen gastos de viaje relacionados con el trabajo pueden reclamar los gastos de funcionamiento prorrateados, tales como calefacción, electricidad o agua como gastos relacionados con los ingresos.

2. Arrendadores:

   • Reparaciones y mantenimiento: Los costes de las medidas de reparación y mantenimiento pueden ser reclamados como gastos relacionados con los ingresos.
   • Gastos de administración: Los gastos de administración del inmueble, como la gestión de la propiedad o los gastos de contabilidad, pueden deducirse como gastos relacionados con los ingresos.
   • Seguros: Las primas de las pólizas de seguros, como el seguro del edificio o el seguro de responsabilidad civil, son gastos deducibles.

Importante: No todos los gastos de la declaración de gastos por servicios son deducibles automáticamente. El tratamiento fiscal puede variar dependiendo de la situación individual. Por lo tanto, los inquilinos y propietarios deben consultar a un asesor fiscal si es necesario para asegurarse de que utilizan todas las opciones de ahorro de impuestos.