Liquidação de taxas de serviço para inquilinos e senhorios

A declaração de taxa de serviço é um aspeto importante da lei do arrendamento que é igualmente importante para inquilinos e senhorios. Nesta publicação detalhada do blogue, analisaremos todos os tópicos relevantes relacionados com a declaração de taxa de serviço e forneceremos dicas e modelos práticos.

O que é uma declaração de taxa de serviço?

A declaração de taxa de serviço é uma parte essencial de muitos contratos de arrendamento e desempenha um papel crucial na faturação transparente dos custos operacionais para inquilinos e senhorios. Contém uma lista detalhada de todos os custos incorridos para além da renda de base de um imóvel. Normalmente, o extrato da taxa de serviço inclui despesas como aquecimento, água, águas residuais, eliminação de resíduos, serviços de limpeza, limpeza de escadas e outros itens relevantes para os custos operacionais. Estes custos são atribuídos aos inquilinos e estão estipulados em muitos contratos de arrendamento.

A declaração de despesas de serviço é normalmente preparada uma vez por ano e enviada ao inquilino - quer pelo próprio proprietário, quer por uma empresa de gestão de propriedades por ele contratada. É utilizada para comparar os custos reais incorridos com os pagamentos antecipados do inquilino. Se os custos efectivos forem superiores aos adiantamentos, o inquilino tem de pagar a diferença. Se forem inferiores, o inquilino recebe um reembolso.

Porque é que a declaração de despesas de serviço é importante para os inquilinos e senhorios?

A declaração de despesas de serviço é importante tanto para os inquilinos como para os senhorios, uma vez que garante transparência e equidade no que diz respeito aos custos de funcionamento. Os inquilinos podem utilizar a declaração para compreender exatamente quais os custos em que incorreram e se os pagamentos antecipados foram adequados. Por este motivo, todos os recibos e documentos relevantes devem ser guardados cuidadosamente.

Para os senhorios, a declaração de despesas de manutenção permite uma distribuição justa dos custos reais incorridos e contribui para o planeamento financeiro e a gestão da propriedade. Uma declaração de taxas de serviço clara e precisa pode evitar potenciais conflitos e reforçar a relação de confiança entre os inquilinos.

Diferenças do ponto de vista do inquilino e do senhorio

A declaração de despesas de serviço difere em alguns aspectos, consoante seja analisada do ponto de vista do inquilino ou do senhorio

• Conteúdo: Para o inquilino, a declaração de despesas de serviço contém uma lista pormenorizada de todas as despesas repartidas incorridas durante o período de faturação. O senhorio deve explicar de forma transparente como os custos foram calculados e que proporção é atribuível a cada inquilino. Para o senhorio, a declaração de despesas de serviço é um resumo das despesas de funcionamento efetivamente incorridas e da sua repartição pelos inquilinos.

• Perspetiva: Do ponto de vista do inquilino, a declaração de despesas de serviço serve para verificar se os pagamentos antecipados foram razoáveis e se as despesas cobradas são justificadas. Para o senhorio, a declaração é um instrumento de gestão e de documentação dos custos de exploração do seu imóvel.

• Responsabilidade: O senhorio é responsável pela elaboração correcta e pela entrega atempada da declaração de despesas de serviço aos inquilinos. Os inquilinos, por seu lado, são responsáveis pela verificação da declaração e pela comunicação atempada de eventuais discrepâncias.

• Significado jurídico: A declaração de despesas de serviço tem um significado jurídico para ambas as partes. É importante para o inquilino ser informado de quaisquer pagamentos adicionais e ajustar o seu orçamento em conformidade. Para o senhorio, é importante garantir a faturação correcta dos custos de exploração e fazer valer possíveis reclamações contra os inquilinos.

Os custos de exploração num ápice

Os custos de exploração são custos que surgem em ligação com o funcionamento de uma propriedade e que podem normalmente ser transferidos para os inquilinos pelo senhorio. Incluem uma variedade de despesas incorridas com a manutenção e o bom funcionamento de um imóvel. Eis alguns dos custos de funcionamento mais comuns, explicados em pormenor:

1. Custos de aquecimento: Os custos de aquecimento incluem as despesas com o fornecimento de calor na propriedade. Incluem-se aqui, normalmente, as despesas com combustíveis como o gás ou o óleo, bem como a manutenção e reparação do sistema de aquecimento.

2. Custos da água: Os custos da água referem-se às despesas com o abastecimento de água potável ao imóvel e com a eliminação das águas residuais. Para além dos custos de consumo, inclui também os custos de manutenção e reparação das condutas e sistemas de água.

3. Custos de eliminação de resíduos: Incluem as despesas de recolha, transporte e eliminação de resíduos e lixo da propriedade. Os custos de eliminação de resíduos podem variar em função da região e dos regulamentos locais.

5. Custos do seguro de construção: O seguro de construção cobre os danos causados ao próprio edifício por incêndio, tempestade ou água da rede, por exemplo. Os prémios deste seguro fazem parte dos custos de exploração.

6. Custos de limpeza e manutenção da casa: Incluem-se aqui as despesas de limpeza e manutenção das áreas comuns, como escadas, corredores, entradas e instalações exteriores.

7. Custos do serviço de zelador: O zelador é responsável pela vigilância e manutenção do edifício, bem como por pequenas reparações e trabalhos de manutenção. Os custos deste serviço podem fazer parte dos custos de exploração.

8. Custos de iluminação das áreas comuns: A iluminação das escadas, corredores e outras áreas comuns também incorre em custos que podem ser transferidos para os inquilinos como custos de exploração.

Regulamentação legal

A regulamentação legal sobre a faturação das taxas de serviço serve para proteger os inquilinos de taxas de serviço excessivas ou injustificadas e cria um quadro claro para senhorios e inquilinos. Estão consagradas no Código Civil alemão (BGB) e no regulamento relativo às despesas de exploração (BetrKV). Nos termos do artigo 556.º do Código Civil alemão, o senhorio tem o direito de transferir para o inquilino as despesas acessórias decorrentes do funcionamento do edifício. Os custos devem ser claramente definidos no contrato de arrendamento.

O regulamento relativo aos custos de exploração (BetrKV) estipula quais os tipos de custos que podem e não podem ser imputados. As despesas que podem ser imputadas incluem o aquecimento, a água, as águas residuais, os serviços de limpeza, a manutenção do jardim, a eliminação de resíduos e os seguros. No entanto, os custos de reparação do edifício, os custos administrativos do senhorio ou as reparações estéticas não são imputáveis.

O senhorio é obrigado a elaborar uma declaração anual de despesas de serviço e a enviá-la ao inquilino. Esta declaração deve ser compreensível e compreensível e conter todos os elementos de custo relevantes, bem como os métodos de cálculo subjacentes.

Os inquilinos têm o direito de verificar a declaração de taxas de serviço e, em caso de discrepâncias ou dúvidas sobre a sua exatidão, de apresentar uma objeção. No entanto, deve ter-se em atenção que as objecções devem ser apresentadas dentro de um determinado prazo, normalmente no prazo de 12 meses a contar da receção da declaração.

Passos para a preparação correcta de uma declaração de taxas de serviço para senhorios

1. Recolha de recibos: Os senhorios devem recolher cuidadosamente todos os recibos e documentos relevantes que são necessários para o cálculo das taxas de serviço. Isto inclui, por exemplo, facturas de água, aquecimento, eliminação de resíduos, seguros, etc.

2. Registo dos custos: Os recibos recolhidos devem ser sistematicamente registados e os custos correspondentes atribuídos a cada inquilino. É importante calcular as quotas-partes correctas para cada item e, se necessário, ter em conta os requisitos legais.

3. Criação da declaração: O senhorio cria a declaração de taxas de serviço com base nos custos registados. Esta deve enumerar todos os custos imputáveis de forma transparente e ser compreensível para os inquilinos. É aconselhável que a declaração seja compreensível e clara.

4. Entrega aos inquilinos: A declaração de despesas de serviço completa é entregue aos inquilinos de acordo com os prazos legais. É necessário garantir que a declaração está correcta e completa, a fim de evitar possíveis discrepâncias.

Termos e prazos de prescrição

Para não perder quaisquer reivindicações ou para preservar a possibilidade de as fazer valer em tempo útil, devem ser observados determinados prazos relacionados com a declaração de taxas de serviço. Tanto os senhorios como os inquilinos devem estar cientes de que o cumprimento destes prazos é crucial para evitar litígios e proteger os respectivos direitos.

• Preparação e entrega da declaração de despesas de serviço: O senhorio é legalmente obrigado a preparar e enviar a declaração de despesas de serviço ao inquilino num período de tempo razoável após o final do período de faturação. Este período é normalmente de 12 meses, no máximo, após o fim do período de faturação.

• Período de revisão para os inquilinos: Os inquilinos dispõem de um período razoável após a receção da declaração de despesas de serviço para a reverem e levantarem quaisquer objecções ou discrepâncias. Este período de revisão é geralmente também de 12 meses.

• Período de objeção para os inquilinos: Se o inquilino tiver objecções à declaração de taxas de serviço, deve apresentar uma objeção dentro de um determinado período, a fim de salvaguardar as suas pretensões. Este período é também, normalmente, de 12 meses após a receção da declaração.

• Períodos de prescrição para reclamações da declaração de taxas de serviço: As reclamações da declaração de taxas de serviço estão sujeitas a períodos de prescrição. Estes são geralmente de três anos a partir do final do ano em que a reclamação foi efectuada. Isto significa que as reclamações de uma declaração de taxas de serviço elaborada para o ano de 2022, por exemplo, expirariam o mais tardar em 31 de dezembro de 2025.

Apresentou a declaração de taxas de serviço demasiado tarde? Consequências e implicações para os inquilinos e senhorios

Uma declaração de despesas de serviço apresentada tardiamente pode ter várias consequências e implicações para os inquilinos e senhorios:

Para o senhorio:

• Perda de créditos: As declarações de despesas de serviço apresentadas tardiamente podem levar o senhorio a perder os seus créditos contra os inquilinos. Se a declaração não for elaborada e entregue atempadamente, quaisquer pedidos de pagamentos adicionais por parte do senhorio podem prescrever.

• Notificações e sanções: Os inquilinos têm o direito de exigir uma declaração de taxas de serviço atempada. Se estes prazos não forem cumpridos ou forem ignorados repetidamente, os inquilinos podem intentar uma ação judicial ou pedir reduções de renda.

Para o inquilino:

• Incerteza sobre os custos: Os inquilinos podem não ter a certeza dos seus custos reais devido a uma declaração de despesas de serviço tardia. Isto pode levar à incerteza financeira e dificultar o planeamento do orçamento familiar.

• Atrasos no reembolso: Se o inquilino tiver direito a um reembolso, uma fatura atrasada pode levar a atrasos no pagamento. Esta situação pode ser particularmente problemática se o inquilino tiver orçamentado o reembolso para despesas urgentes.

Os direitos e obrigações dos inquilinos e dos senhorios em caso de atraso na faturação da taxa de serviço estão regulamentados no Código Civil alemão (BGB):

• Direito do inquilino a uma faturação atempada: Os inquilinos têm o direito de receber uma faturação atempada da taxa de serviço, normalmente o mais tardar doze meses após o final do período de faturação.
• Obrigação do senhorio de preparar e enviar o extrato em tempo útil: O senhorio é legalmente obrigado a preparar o extrato da taxa de serviço em tempo útil e a enviá-lo ao inquilino. Se não o fizer, o inquilino pode fixar prazos adequados e, se necessário, intentar uma ação judicial.
• Possíveis consequências do incumprimento dos prazos: Se os prazos forem repetidamente incumpridos, o inquilino pode, por exemplo, exigir uma redução da renda ou processar o senhorio por danos.

Dicas e truques para inquilinos e senhorios sobre a verificação da declaração de despesas de serviço:

Se seguirem estas dicas e truques e verificarem cuidadosamente a declaração de despesas de serviço, os inquilinos podem garantir que só pagam os custos reais incorridos e podem reconhecer e corrigir atempadamente eventuais erros ou discrepâncias.

Para os inquilinos:

• Atribuição correcta dos custos: Os inquilinos devem certificar-se de que todos os elementos de custo constantes da declaração estão corretamente atribuídos e correspondem aos acordos constantes do contrato de arrendamento.
• Plausibilidade do cálculo: Os métodos e bases de cálculo devem ser compreensíveis para os inquilinos. Deve-se verificar se as chaves e as chaves de distribuição utilizadas estão correctas.
• Completude dos recibos: Os inquilinos têm o direito de inspecionar os recibos originais. Devem certificar-se de que todos os custos indicados são comprovados pelos recibos correspondentes e de que não faltam quaisquer elementos.
• Cumprimento dos prazos: Os inquilinos devem respeitar os prazos legais para verificar e, se necessário, contestar a declaração de taxas de serviço e agir atempadamente.

Para senhorios:

• Registo correto dos custos: Os senhorios devem certificar-se de que todos os custos imputáveis foram totalmente registados e corretamente calculados. Informações incorrectas ou em falta podem dar origem a discrepâncias.
• Declaração transparente: A declaração de custos de serviço deve ser transparente e compreensível para os inquilinos. Os senhorios devem garantir que todos os itens de custo são listados de forma clara e concisa.
• Manter recibos: Os senhorios devem guardar cuidadosamente todos os recibos e documentos relevantes e disponibilizá-los para inspeção pelos inquilinos, se necessário. Uma gestão documental transparente pode dissipar quaisquer dúvidas por parte dos inquilinos.
• Mantendo os prazos: Os senhorios são legalmente obrigados a preparar a declaração de despesas de serviço a tempo e a entregá-la ao inquilino. Devem, por isso, estar atentos aos prazos e agir atempadamente para evitar possíveis consequências.

Influência da declaração de despesas de serviço na declaração de impostos:

Para os senhorios: Os custos operacionais incluídos na declaração de despesas de serviço podem ser reclamados como despesas relacionadas com o rendimento na declaração de rendimentos. Isto aplica-se em particular aos senhorios que arrendam a sua propriedade e podem reconhecer os custos de funcionamento como despesas. Estas incluem, por exemplo, despesas com reparações, manutenção, custos administrativos e seguros.

Para os inquilinos: Os inquilinos também podem deduzir parte das suas despesas acessórias para efeitos fiscais em determinadas condições. Por exemplo, se utilizarem um escritório em casa ou tiverem despesas de deslocação relacionadas com o trabalho, podem reivindicar custos de funcionamento proporcionais, como aquecimento, eletricidade ou água, como despesas relacionadas com o rendimento ou despesas comerciais.

Custos dedutíveis na fatura de serviços públicos para inquilinos e senhorios:

1. Inquilinos:

   • Escritório em casa: Os custos do escritório em casa podem ser dedutíveis nos impostos em determinadas condições. Estas incluem despesas de funcionamento pro rata, tais como aquecimento, eletricidade, água e eliminação de resíduos.
   • Despesas de deslocação relacionadas com o trabalho: Os inquilinos que têm despesas de deslocação relacionadas com o trabalho podem reivindicar despesas de funcionamento pro rata, tais como aquecimento, eletricidade ou água, como despesas relacionadas com o rendimento.

2. Indios:

   • Reparações e manutenção: Os custos de reparações e medidas de manutenção podem ser reivindicados como despesas relacionadas com o rendimento.
   • Despesas de administração: As despesas de administração do imóvel, como a gestão do imóvel ou as despesas de contabilidade, podem ser deduzidas como despesas relacionadas com o rendimento.
   • Seguros: Os prémios de apólices de seguro, como o seguro do imóvel ou o seguro de responsabilidade civil, são despesas dedutíveis.

Importante: nem todas as despesas da declaração de despesas de serviço são automaticamente dedutíveis. O tratamento fiscal pode variar consoante a situação individual. Os inquilinos e senhorios devem, por conseguinte, consultar um consultor fiscal, se necessário, para garantir que utilizam todas as opções de poupança fiscal.