Liquidazione dei costi di servizio per inquilini e locatori

La dichiarazione di addebito del servizio è un aspetto importante del diritto di locazione, altrettanto importante per gli inquilini e i proprietari. In questo dettagliato post del blog, esamineremo tutti gli argomenti rilevanti relativi al rendiconto degli oneri di servizio e forniremo consigli pratici e modelli.

Che cos'è un rendiconto degli oneri di servizio?

Il rendiconto degli oneri di servizio è una parte essenziale di molti contratti di locazione e svolge un ruolo cruciale nella fatturazione trasparente dei costi operativi per gli inquilini e i proprietari. Contiene un elenco dettagliato di tutti i costi sostenuti in aggiunta all'affitto di base di un immobile. In genere, il prospetto dei costi di servizio include spese quali riscaldamento, acqua, acque reflue, smaltimento dei rifiuti, servizi di guardiania, pulizia delle scale e altre voci rilevanti per i costi operativi. Questi costi sono attribuiti agli inquilini e sono stipulati in molti contratti di locazione.

Il rendiconto delle spese di servizio viene solitamente preparato una volta all'anno e inviato agli inquilini, dal proprietario stesso o da una società di gestione immobiliare da lui incaricata. Viene utilizzato per confrontare i costi effettivi sostenuti con gli anticipi versati dall'inquilino. Se i costi effettivi sono superiori agli anticipi, l'inquilino deve pagare la differenza.

Perché il rendiconto dei costi di servizio è importante per gli inquilini e i proprietari?

Il rendiconto dei costi di servizio è importante sia per gli inquilini che per i proprietari, in quanto garantisce trasparenza ed equità per quanto riguarda i costi operativi. Gli inquilini possono utilizzare il rendiconto per capire esattamente quali costi hanno sostenuto e se i pagamenti anticipati sono stati appropriati. Per questo motivo, tutte le ricevute e i documenti pertinenti devono essere conservati con cura.

Per i locatori, il rendiconto dei costi di servizio consente una distribuzione equa dei costi effettivi sostenuti e contribuisce alla pianificazione e alla gestione finanziaria dell'immobile. Una dichiarazione dei costi di servizio chiara e precisa può evitare potenziali conflitti e rafforzare il rapporto di fiducia tra gli inquilini.

Differenze dal punto di vista dell'inquilino e del proprietario

Il prospetto dei costi di servizio differisce in alcuni aspetti a seconda che lo si guardi dal punto di vista dell'inquilino o del proprietario

• Contenuto: per l'inquilino, il prospetto dei costi di servizio contiene un elenco dettagliato di tutti i costi imputabili sostenuti durante il periodo di fatturazione. Il locatore deve spiegare in modo trasparente come sono stati calcolati i costi e quale percentuale è attribuibile al singolo inquilino. Per il locatore, il rendiconto del servizio è un riepilogo dei costi operativi effettivamente sostenuti e della loro ripartizione tra gli inquilini.

• Perspettiva: dal punto di vista dell'inquilino, il rendiconto del servizio serve a verificare se i pagamenti anticipati sono stati ragionevoli e se i costi addebitati sono giustificati. Per il locatore, il rendiconto è uno strumento per gestire e documentare i costi operativi della sua proprietà.

• Responsabilità: Il locatore è responsabile della corretta preparazione e della tempestiva consegna del rendiconto dei servizi agli inquilini. Gli inquilini, da parte loro, hanno la responsabilità di controllare l'estratto conto e di segnalare tempestivamente eventuali discrepanze.

• Importanza legale: l'estratto conto dei costi di servizio ha un'importanza legale per entrambe le parti. Per l'inquilino è importante essere informato di eventuali pagamenti aggiuntivi e adeguare il proprio budget di conseguenza. Per il locatore, è importante per garantire la corretta fatturazione dei costi operativi e per far valere eventuali diritti nei confronti degli inquilini.

I costi operativi in sintesi

I costi operativi sono costi che sorgono in relazione alla gestione di un immobile e che di solito possono essere trasferiti agli inquilini dal locatore. Comprendono una serie di spese sostenute per la manutenzione e il corretto funzionamento di un immobile. Ecco alcuni dei più comuni costi di gestione spiegati in dettaglio:

1. Costi di riscaldamento: i costi di riscaldamento comprendono le spese per fornire calore all'immobile. Di solito includono il costo di combustibili come il gas o il petrolio, nonché la manutenzione e la riparazione dell'impianto di riscaldamento.

2. Costi dell'acqua: i costi dell'acqua si riferiscono alle spese per l'approvvigionamento di acqua potabile dell'immobile e per lo smaltimento delle acque reflue. Oltre ai costi di consumo, sono compresi anche i costi di manutenzione e riparazione delle tubature e degli impianti idrici.

3. Costi di smaltimento dei rifiuti: comprendono i costi per la raccolta, il trasporto e lo smaltimento dei rifiuti e della spazzatura dalla proprietà. I costi di smaltimento dei rifiuti possono variare a seconda della regione e delle normative locali.

5. Costi per l'assicurazione dell'edificio: l'assicurazione dell'edificio copre i danni all'edificio stesso causati, ad esempio, da incendio, tempesta o acqua di rete. I premi per questa assicurazione fanno parte dei costi di gestione.

6. Costi per la pulizia e la manutenzione dell'edificio: questo include le spese per la pulizia e la manutenzione delle aree comuni come scale, corridoi, ingressi e strutture esterne.

7. Costi per il servizio di portineria: il portineria è responsabile del monitoraggio e della manutenzione dell'edificio, nonché di piccole riparazioni e lavori di manutenzione. I costi di questo servizio possono rientrare nei costi di gestione.

8. Costi per l'illuminazione delle aree comuni: anche l'illuminazione di scale, corridoi e altre aree comuni comporta dei costi che possono essere addebitati agli inquilini come costi di gestione.

Norme legali

Le norme legali sulla fatturazione dei costi accessori servono a proteggere gli inquilini da costi accessori eccessivi o ingiustificati e a creare un quadro chiaro per proprietari e inquilini. Esse sono contenute nel Codice Civile tedesco (BGB) e nell'Ordinanza sui costi operativi (BetrKV). Secondo la sezione 556 del Codice civile tedesco, il locatore ha il diritto di trasferire all'inquilino i costi accessori derivanti dalla gestione dell'edificio. I costi devono essere chiaramente definiti nel contratto di locazione.

L'ordinanza sui costi di gestione (BetrKV) stabilisce quali tipi di costi possono o non possono essere ripartiti. I costi che possono essere ripartiti includono il riscaldamento, l'acqua, le acque reflue, i servizi di custodia, la manutenzione del giardino, lo smaltimento dei rifiuti e l'assicurazione. Non sono invece ripartibili i costi per le riparazioni dell'edificio, le spese amministrative del locatore o le riparazioni estetiche.

Il locatore è tenuto a redigere un rendiconto annuale dei servizi e a inviarlo all'inquilino. Il rendiconto deve essere comprensibile e contenere tutte le voci di costo rilevanti e i relativi metodi di calcolo.

Il conduttore ha il diritto di controllare il rendiconto dei servizi e, in caso di discrepanze o dubbi sulla sua accuratezza, di presentare un'obiezione. Tuttavia, va notato che le obiezioni devono essere presentate entro un certo periodo di tempo, di solito entro 12 mesi dal ricevimento del rendiconto.

Passi per la corretta preparazione di un rendiconto dei costi di servizio per i locatori

1. Raccolta delle ricevute: i locatori devono raccogliere con cura tutte le ricevute e i documenti pertinenti che sono necessari per il calcolo dei costi di servizio. Questo include, ad esempio, le fatture per l'acqua, il riscaldamento, lo smaltimento dei rifiuti, l'assicurazione, ecc.

2. Registrazione dei costi: le ricevute raccolte devono essere sistematicamente registrate e i costi corrispondenti devono essere attribuiti ai singoli inquilini. È importante calcolare le quote corrette per ogni voce e, se necessario, tenere conto dei requisiti legali.

3. Creazione del rendiconto: il locatore crea il rendiconto dei costi di servizio sulla base dei costi registrati. Il rendiconto deve elencare tutti i costi imputabili in modo trasparente e comprensibile per gli inquilini. È consigliabile che il rendiconto sia comprensibile e chiaro.

4. Consegna agli inquilini: il rendiconto del servizio completato viene consegnato agli inquilini secondo le scadenze previste dalla legge. Occorre prestare attenzione alla correttezza e alla completezza dell'estratto conto per evitare possibili discrepanze.

Termini e termini di prescrizione

Per non perdere eventuali crediti o per preservare la possibilità di farli valere in tempo utile, è necessario rispettare determinati termini in relazione all'estratto conto dei servizi. Sia il locatore che l'inquilino devono essere consapevoli che il rispetto di queste scadenze è fondamentale per evitare controversie e tutelare i rispettivi diritti.

• Preparazione e consegna del conteggio del canone di servizio: il locatore è obbligato per legge a preparare e inviare il conteggio del canone di servizio all'inquilino entro un periodo di tempo ragionevole dopo la fine del periodo di fatturazione. Questo periodo è di solito un massimo di 12 mesi dopo la fine del periodo di fatturazione.

• Periodo di revisione per gli inquilini: gli inquilini hanno un periodo di tempo ragionevole dopo aver ricevuto l'estratto conto dei costi di servizio per esaminarlo e sollevare eventuali obiezioni o discrepanze. Questo periodo di revisione è solitamente di 12 mesi.

• Periodo di obiezione per gli inquilini: se l'inquilino ha obiezioni alla dichiarazione di addebito del servizio, deve presentare un'obiezione entro un certo periodo di tempo per salvaguardare le proprie richieste. Questo periodo è solitamente di 12 mesi dal ricevimento dell'estratto conto.

• Periodi di prescrizione per i reclami derivanti dall'estratto conto dei costi di servizio: i reclami derivanti dall'estratto conto dei costi di servizio sono soggetti a periodi di prescrizione. Questi sono generalmente di tre anni dalla fine dell'anno in cui il reclamo è sorto. Ciò significa che i reclami derivanti da una dichiarazione di addebito del servizio redatta per l'anno 2022, ad esempio, scadranno al più tardi il 31 dicembre 2025.

Presentare la dichiarazione di addebito del servizio troppo tardi? Conseguenze e implicazioni per inquilini e locatori

Un rendiconto degli oneri di servizio presentato in ritardo può avere diverse conseguenze e implicazioni per inquilini e locatori:

Per il locatore:

• Perdita di crediti: i rendiconti degli oneri di servizio presentati in ritardo possono far perdere al locatore i suoi crediti nei confronti degli inquilini. Se l'estratto conto non viene preparato e consegnato in tempo, eventuali richieste di pagamenti aggiuntivi da parte del locatore possono andare in prescrizione.

• Avvisi e sanzioni: Gli inquilini hanno il diritto di richiedere un estratto conto dei costi di servizio puntuale. Se queste scadenze vengono ripetutamente mancate o ignorate, gli inquilini possono intraprendere azioni legali o richiedere riduzioni dell'affitto.

Per l'inquilino:

• Incertezza sui costi: Gli inquilini possono essere incerti sui loro costi effettivi a causa di un estratto conto dei costi di servizio in ritardo. Questo può portare all'incertezza finanziaria e rendere più difficile la pianificazione del bilancio familiare.

• Ritardi nei rimborsi: se l'inquilino ha diritto a un rimborso, una fattura in ritardo può portare a ritardi nei pagamenti. Questo può essere particolarmente problematico se l'inquilino ha preventivato il rimborso per spese urgenti.

I diritti e gli obblighi degli inquilini e dei proprietari in caso di ritardo nel conteggio del canone di servizio sono regolati dal Codice Civile tedesco (BGB):

• Diritto dell'inquilino a un conteggio tempestivo: Gli inquilini hanno il diritto di ricevere un conteggio tempestivo del canone di servizio, di solito non oltre dodici mesi dalla fine del periodo di fatturazione.
• Obbligo del locatore di preparare e inviare l'estratto conto in tempo utile: il locatore è obbligato per legge a preparare l'estratto conto dei costi di servizio in tempo utile e a inviarlo all'inquilino. Se non lo fa, l'inquilino può fissare scadenze adeguate e, se necessario, intraprendere un'azione legale.
• Possibili conseguenze del mancato rispetto delle scadenze: se le scadenze vengono ripetutamente disattese, l'inquilino può, ad esempio, chiedere una riduzione dell'affitto o citare il locatore per danni.

Consigli e trucchi per inquilini e proprietari per il controllo della dichiarazione dei costi di servizio:

Seguendo questi consigli e trucchi e controllando attentamente la dichiarazione dei costi di servizio, gli inquilini possono assicurarsi di pagare solo i costi effettivamente sostenuti e possono riconoscere e correggere per tempo potenziali errori o discrepanze.

Per gli inquilini:

• Corretta imputazione dei costi: Gli inquilini devono assicurarsi che tutte le voci di costo nel prospetto siano correttamente imputate e corrispondano agli accordi del contratto di locazione.
• Plausibilità del calcolo: I metodi e le basi di calcolo devono essere comprensibili per gli inquilini. Dovreste controllare se le chiavi e le chiavi di distribuzione utilizzate sono corrette.
• Completezza delle ricevute: Gli inquilini hanno il diritto di ispezionare le ricevute originali. Dovrebbero assicurarsi che tutti i costi elencati siano supportati dalle relative ricevute e che non manchi alcun elemento.
• Rispetto delle scadenze: Gli inquilini dovrebbero rispettare le scadenze previste dalla legge per controllare e, se necessario, contestare l'estratto conto dei costi di servizio e agire in modo tempestivo.

Per i locatori:

• Registrazione corretta dei costi: I locatori dovrebbero assicurarsi che tutti i costi imputabili siano stati completamente registrati e calcolati correttamente. Informazioni errate o mancanti possono portare a discrepanze.
• Dichiarazione trasparente: la dichiarazione dei costi di servizio deve essere trasparente e comprensibile per gli inquilini. I locatori devono assicurarsi che tutte le voci di costo siano elencate in modo chiaro e conciso.
• Conservare le ricevute: i locatori devono conservare con cura tutte le ricevute e i documenti pertinenti e renderli disponibili per l'ispezione da parte degli inquilini, se richiesto. Una gestione trasparente dei documenti può fugare qualsiasi dubbio da parte degli inquilini.
• Mantenere le scadenze: i locatori sono obbligati per legge a preparare il rendiconto dei servizi in tempo e a consegnarlo all'inquilino. Dovrebbero quindi tenere d'occhio le scadenze e agire per tempo per evitare possibili conseguenze.

Influenza del conteggio dei costi di servizio sulla dichiarazione dei redditi:

Per i locatori: I costi di gestione inclusi nel conteggio dei costi di servizio possono essere rivendicati come spese legate al reddito nella dichiarazione dei redditi. Questo vale in particolare per i proprietari che affittano il loro immobile e possono riconoscere i costi di gestione come spese. Si tratta, ad esempio, delle spese di riparazione, manutenzione, amministrazione e assicurazione.

Per gli inquilini: Gli inquilini possono anche dedurre fiscalmente parte delle spese accessorie a determinate condizioni. Ad esempio, se utilizzano un ufficio a casa o hanno spese di viaggio legate al lavoro, possono rivendicare i costi operativi proporzionali come il riscaldamento, l'elettricità o l'acqua come spese legate al reddito o spese aziendali.

Costi deducibili nella bolletta per gli inquilini e i proprietari:

1. Inquilini:

   • Ufficio a casa: I costi per l'ufficio a casa possono essere dedotti fiscalmente a determinate condizioni. Tra questi vi sono i costi di gestione pro-rata come il riscaldamento, l'elettricità, l'acqua e lo smaltimento dei rifiuti.
   • Costi di viaggio legati all'occupazione: Gli inquilini che hanno costi di viaggio legati al lavoro possono rivendicare i costi di gestione pro-rata come il riscaldamento, l'elettricità o l'acqua come spese legate al reddito.

2. Locatori:

   • Riparazioni e manutenzioni: I costi per le riparazioni e le misure di manutenzione possono essere rivendicati come spese legate al reddito.
   • Costi di amministrazione: Le spese per l'amministrazione dell'immobile, come i costi di gestione della proprietà o di contabilità, possono essere dedotte come spese legate al reddito.
   • Assicurazione: I premi per le polizze assicurative, come l'assicurazione dell'edificio o l'assicurazione di responsabilità civile, sono costi deducibili.

Importante: non tutti i costi indicati nella dichiarazione dei costi di servizio sono automaticamente deducibili. Il trattamento fiscale può variare a seconda della situazione individuale. Gli inquilini e i locatori dovrebbero quindi consultare un consulente fiscale, se necessario, per assicurarsi di utilizzare tutte le opzioni di risparmio fiscale.