Décompte des charges pour les locataires et les bailleurs

Le décompte des charges est un aspect important du droit de la location, qui concerne aussi bien les locataires que les propriétaires. Dans cet article de blog détaillé, nous allons aborder tous les sujets pertinents concernant le décompte des charges et fournir des conseils pratiques ainsi que des modèles.

Qu'est-ce qu'un décompte des charges?

Le décompte des charges est un élément essentiel de nombreux contrats de location et joue un rôle décisif dans le décompte transparent des frais d'exploitation pour le locataire et le bailleur. Il contient une liste détaillée de tous les frais engagés pour un bien immobilier, en plus du loyer froid. Typiquement, le décompte des charges comprend des dépenses telles que le chauffage, l'eau, les eaux usées, l'élimination des déchets, les services de conciergerie, le nettoyage de la cage d'escalier et d'autres postes liés aux frais d'exploitation. Ces coûts sont répartis entre les locataires et sont définis dans de nombreux contrats de location.

Le décompte des charges est généralement établi une fois par an et envoyé au locataire - soit par le propriétaire lui-même, soit par un gestionnaire d'immeuble qu'il a mandaté. Il sert à comparer les frais réellement encourus avec les paiements anticipés du locataire. Si les frais réels sont plus élevés que les paiements anticipés, le locataire doit payer la différence. S'ils sont inférieurs, le locataire reçoit un remboursement.

Pourquoi le décompte des charges est-il important pour les locataires et les bailleurs?

Le décompte des charges est important pour les locataires comme pour les bailleurs, car il garantit la transparence et l'équité des coûts d'exploitation. Les locataires peuvent utiliser le décompte pour comprendre exactement quels frais ont été engagés pour eux et si les paiements anticipés étaient raisonnables. Tous les justificatifs et documents pertinents doivent donc être soigneusement conservés.

Pour les bailleurs, le décompte des charges permet une répartition équitable des coûts réellement encourus et contribue à la planification et à la gestion financières du bien immobilier. Un décompte des charges clair et précis permet d'éviter les conflits potentiels et de renforcer la relation de confiance entre les parties locataires.

Différences du point de vue du locataire et du bailleur

Le décompte des charges diffère sur certains aspects selon que l'on se place du point de vue du locataire ou du bailleur

• Contenu : pour le locataire, le décompte des charges contient une liste détaillée de tous les frais récupérables qui ont été engagés pendant la période de décompte. Le bailleur doit expliquer de manière transparente comment les coûts ont été calculés et quelle part revient à chaque locataire. Pour le bailleur, le décompte des charges est un récapitulatif des frais d'exploitation effectivement encourus et de leur répartition entre les locataires.

• Perspective : du point de vue du locataire, le décompte des charges sert à vérifier si les paiements anticipés étaient appropriés et si les frais facturés sont justifiés. Pour le bailleur, le décompte est un instrument de gestion et de documentation des frais d'exploitation de son bien immobilier.

• Responsabilité : le bailleur est responsable de l'établissement correct et de l'envoi en temps voulu du décompte des charges aux locataires. De leur côté, les locataires sont responsables de vérifier le décompte et de signaler à temps les éventuelles incohérences.

• Valeur juridique : le décompte des charges a une valeur juridique pour les deux parties. Pour le locataire, il est important d'être informé d'éventuels paiements supplémentaires et d'adapter son budget en conséquence. Pour le bailleur, il est important pour garantir le décompte correct des frais d'exploitation et faire valoir d'éventuelles prétentions à l'égard des locataires.

Les frais d'exploitation en bref

Les frais d'exploitation sont des coûts liés à l'exploitation d'un bien immobilier et qui peuvent normalement être répartis par le bailleur sur les locataires. Ils comprennent un grand nombre de dépenses liées à l'entretien et au bon fonctionnement d'un bien immobilier. Voici une explication détaillée de certains des frais d'exploitation les plus courants:

1. Chauffage : les frais de chauffage comprennent les dépenses liées à la fourniture de chaleur dans le bien immobilier. Cela comprend généralement les coûts des combustibles tels que le gaz ou le fioul, ainsi que l'entretien et la réparation de l'installation de chauffage.

2. Coûts de l'eau : les coûts de l'eau se réfèrent aux dépenses pour l'approvisionnement en eau potable du bien immobilier ainsi que pour l'évacuation des eaux usées. Outre les coûts de consommation, cela comprend également les coûts d'entretien et de maintenance des conduites et installations d'eau.

3. Coûts de l'élimination des déchets : cela comprend les dépenses liées à la collecte, au transport et à l'élimination des déchets et ordures de la propriété. Les coûts d'élimination des déchets peuvent varier en fonction de la région et des réglementations locales.

4. Coûts de l'assurance immobilière : l'assurance immobilière couvre les dommages causés au bâtiment lui-même, par exemple par un incendie, une tempête ou l'eau du robinet. Les primes pour cette assurance font partie des frais d'exploitation.

5. Coûts pour le nettoyage et l'entretien de l'immeuble : il s'agit des dépenses pour le nettoyage et l'entretien des parties communes comme les cages d'escalier, les couloirs, les entrées et les espaces extérieurs.

6. Coûts pour le service de conciergerie : le concierge est responsable de la surveillance et de l'entretien de l'immeuble ainsi que des petites réparations et des travaux de maintenance. Les coûts de ce service peuvent faire partie des frais d'exploitation.

7. Coûts d'éclairage des parties communes : l'éclairage des cages d'escalier, des couloirs et d'autres parties communes génère également des coûts qui peuvent être imputés aux locataires en tant que frais d'exploitation.

Réglementations légales

Les réglementations légales relatives au décompte des charges servent à protéger les locataires contre des charges excessives ou injustifiées et créent un cadre clair pour les bailleurs et les locataires. Elles sont ancrées dans le Code civil allemand (BGB) ainsi que dans le décret sur les frais d'exploitation (BetrKV). Conformément à l'article 556 du BGB, le bailleur a le droit de répercuter sur le locataire les frais annexes générés par l'exploitation du bâtiment. Pour ce faire, les coûts doivent être clairement définis dans le contrat de location.

Le décret sur les frais d'exploitation (BetrKV) définit les types de coûts qui peuvent en principe être répartis et ceux qui ne le peuvent pas. Parmi les coûts répartissables, on trouve par exemple le chauffage, l'eau, les eaux usées, les services de conciergerie, l'entretien du jardin, l'élimination des déchets et les assurances. En revanche, les frais de réparation de l'immeuble, les frais administratifs du bailleur ou les réparations esthétiques ne peuvent pas être répartis.

Le bailleur est tenu d'établir un décompte annuel des charges et de l'envoyer au locataire. Ce décompte doit être compréhensible et intelligible et contenir tous les postes de coûts pertinents ainsi que les méthodes de calcul sur lesquelles il repose.

Les locataires ont le droit de vérifier le décompte des charges et de faire opposition en cas d'incohérence ou de doute sur son exactitude. Il convient toutefois de noter que les contestations doivent être faites dans un certain délai, en général dans les 12 mois suivant la réception du décompte.

Étapes à suivre pour établir correctement un décompte des charges pour les bailleurs

1. Collecter les justificatifs : les bailleurs doivent collecter soigneusement tous les justificatifs et documents pertinents nécessaires au calcul des charges. Il s'agit par exemple des factures d'eau, de chauffage, d'enlèvement des ordures, d'assurances, etc.

2. Enregistrer les coûts : les justificatifs collectés doivent être saisis systématiquement et les coûts correspondants attribués aux différents locataires. Il est important de calculer les parts correctes pour chaque poste et, le cas échéant, de tenir compte des dispositions légales.

3. Etablissement du décompte : sur la base des coûts saisis, le bailleur établit le décompte des charges. Celui-ci devrait énumérer de manière transparente tous les frais à répartir et être compréhensible pour les locataires. Il est recommandé de présenter le décompte de manière compréhensible et claire.

4. Envoi aux locataires : le décompte des charges terminé est envoyé aux locataires conformément aux délais légaux. Il faut veiller à ce que le décompte soit correct et complet afin d'éviter d'éventuelles incohérences.

Délais et prescription

Pour ne pas perdre d'éventuels droits ou conserver la possibilité de les faire valoir à temps, il convient de respecter certains délais en rapport avec le décompte des charges. Tant le bailleur que le locataire doivent être conscients que le respect de ces délais est décisif pour éviter les litiges et préserver leurs droits respectifs.

• Etablissement et envoi du décompte des charges : le bailleur est légalement tenu d'établir le décompte des charges dans un délai raisonnable après la fin de la période de décompte et de l'envoyer au locataire. Ce délai est en général de 12 mois maximum après la fin de la période de décompte.

• Délai de vérification pour les locataires : les locataires disposent d'un délai raisonnable après réception du décompte des charges pour le vérifier et faire valoir d'éventuelles objections ou incohérences. En règle générale, ce délai de contrôle est également de 12 mois.

• Délai de contestation pour les locataires : si le locataire a des objections à formuler à l'encontre du décompte des charges, il doit faire opposition dans un certain délai afin de préserver ses droits. En règle générale, ce délai est également de 12 mois après réception du décompte.

• Délais de prescription pour les prétentions issues du décompte des charges : les prétentions issues du décompte des charges sont soumises à des délais de prescription. Ceux-ci sont en général de trois ans à compter de la fin de l'année au cours de laquelle la créance est née. Cela signifie que les prétentions issues d'un décompte des charges établi par exemple pour l'année 2022 seraient prescrites au plus tard le 31 décembre 2025.

Décompte des charges remis trop tard ? Conséquences et implications pour le locataire et le bailleur

Un décompte des charges remis en retard peut avoir différentes conséquences et implications pour le locataire et le bailleur:

Pour le bailleur:

• Perte des droits : les décomptes des charges remis en retard peuvent entraîner la perte par le bailleur de ses droits envers les locataires. Si le décompte n'est pas établi et remis à temps, les éventuels droits du bailleur à des paiements complémentaires peuvent être prescrits.

• Mises en demeure et sanctions : les locataires ont le droit de réclamer un décompte des charges dans les délais. En cas de manquement répété ou d'ignorance de ces délais, les locataires peuvent engager des poursuites judiciaires ou faire valoir des réductions de loyer.

Pour le locataire:

• Incertitude quant aux coûts : les locataires peuvent être incertains quant à leurs coûts réels en raison d'un décompte des charges tardif. Cela peut entraîner des incertitudes financières et rendre plus difficile la planification du budget du ménage.

• Délai de remboursement : si le locataire a droit à un remboursement, un décompte tardif peut entraîner des retards dans le versement. Cela peut être particulièrement problématique si le locataire a prévu le remboursement pour des dépenses urgentes.

Les droits et obligations des locataires et des bailleurs en cas de retard dans le décompte des charges sont régis par le Code civil allemand (BGB):

• Droit du locataire à un décompte en temps utile : les locataires ont le droit de recevoir un décompte des charges en temps utile, en règle générale au plus tard douze mois après la fin de la période de décompte.
• Obligation du bailleur d'établir et d'envoyer le décompte des charges en temps utile : le bailleur est légalement tenu d'établir le décompte des charges en temps utile et de l'envoyer au locataire. S'il ne le fait pas, le locataire peut fixer des délais correspondants et, le cas échéant, engager des poursuites judiciaires.
• Possibilité de conséquences en cas de non-respect des délais : en cas de non-respect répété des délais, le locataire peut par exemple faire valoir une réduction de loyer ou poursuivre le bailleur en justice pour obtenir des dommages et intérêts.

Conseils et astuces pour les locataires et les bailleurs pour vérifier le décompte des charges:

En suivant ces conseils et astuces et en vérifiant soigneusement le décompte des charges, les locataires peuvent s'assurer qu'ils ne supportent que les frais réellement engagés et qu'ils peuvent identifier et corriger à temps les erreurs ou incohérences potentielles.

Pour les locataires:

• Affectation correcte des coûts : les locataires devraient s'assurer que tous les postes de coûts sont correctement affectés dans le décompte et correspondent à ce qui a été convenu dans le contrat de location.
• Plausibilité du calcul : les méthodes et les bases de calcul devraient être compréhensibles pour les locataires. Ils devraient vérifier si les clés et les clés de répartition appliquées sont correctes.
• L'intégralité des justificatifs : les locataires ont le droit de consulter les justificatifs originaux. Ils devraient s'assurer que tous les frais mentionnés sont étayés par les justificatifs correspondants et qu'aucun poste ne manque.
• Respect des délais : les locataires devraient respecter les délais légaux pour la vérification et, le cas échéant, la contestation du décompte des charges et agir dans les délais.

Pour les bailleurs:

• Saisie correcte des frais : les bailleurs devraient s'assurer que tous les frais à répartir ont été saisis intégralement et calculés correctement. Des données erronées ou manquantes peuvent conduire à des incohérences.
• Recensement transparent : le décompte des charges devrait être transparent et compréhensible pour les locataires. Les bailleurs devraient veiller à présenter tous les postes de coûts de manière claire et concise.
• Tenir les justificatifs à disposition : les bailleurs devraient conserver soigneusement tous les justificatifs et documents pertinents et les mettre à la disposition des locataires pour consultation en cas de besoin. Une gestion transparente des justificatifs peut dissiper d'éventuels doutes de la part des locataires.
• Respecter les délais : les bailleurs sont légalement tenus d'établir le décompte des charges dans les délais et de le remettre au locataire. Ils doivent donc surveiller de près les délais et agir dans les temps pour éviter d'éventuelles conséquences.

Influence du décompte des charges sur la déclaration d'impôt:

Pour les bailleurs: Les frais d'exploitation inclus dans le décompte des charges peuvent être déduits comme frais professionnels dans la déclaration d'impôt sur le revenu. Cela s'applique en particulier aux bailleurs qui louent leur bien immobilier et qui peuvent comptabiliser les frais d'exploitation comme des dépenses. Il s'agit par exemple des dépenses de réparation, d'entretien, de gestion et d'assurance.

Pour les locataires: Les locataires peuvent également, sous certaines conditions, déduire fiscalement une partie de leurs charges. S'ils utilisent par exemple une chambre de travail à domicile ou s'ils ont des frais de déplacement liés à leur profession, ils peuvent faire valoir des frais d'exploitation proportionnels tels que le chauffage, l'électricité ou l'eau comme frais professionnels ou d'exploitation.

Frais déductibles dans le décompte des charges pour les locataires et les bailleurs:

1. Locataires:

   • Chambre de travail à domicile: Les frais de la chambre de travail à domicile peuvent être déduits fiscalement sous certaines conditions. En font partie les frais d'exploitation proportionnels tels que le chauffage, l'électricité, l'eau et l'élimination des déchets.
   • Frais de déplacement liés à la profession: Les locataires qui ont des frais de déplacement liés à leur profession peuvent faire valoir des frais d'exploitation proportionnels tels que le chauffage, l'électricité ou l'eau comme frais professionnels.

Bailleurs:

• Réparations et entretien: Les frais de réparation et d'entretien peuvent être déduits comme frais professionnels.
• Frais d'administration: Les dépenses liées à la gestion de l'immeuble, comme les frais de gérance ou de comptabilité, peuvent être déduites en tant que frais professionnels.
• Assurances: Les primes d'assurances telles que l'assurance immobilière ou l'assurance responsabilité civile sont des frais déductibles.

Important : tous les frais figurant dans le décompte des charges ne sont pas automatiquement déductibles. Le traitement fiscal peut varier en fonction de la situation individuelle. Les locataires et les bailleurs devraient donc, le cas échéant, consulter un conseiller fiscal pour s'assurer qu'ils utilisent toutes les possibilités de réaliser des économies d'impôts.