Betriebskostenabrechnung: Darauf müssen Vermieter achten
21. DEZEMBER 2021
von Poll Immobilien GmbH
Franka Schulz
Head of Public Relations
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- Nicht selten schleichen sich bei der Aufstellung der Betriebskostenabrechnung Fehler ein
- Eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen
- Eine formal inkorrekte Abrechnung ist – auch wenn sie fristgerecht eingereicht wurde – unwirksam
Frankfurt am Main, 21. DEZEMBER 2021 – Einmal im Jahr muss der Vermieter für seine Mieter eine Betriebskostenabrechnung erstellen – sofern der Mieter monatliche Betriebskostenvorauszahlungen leistet. Für den Vermieter ist die Aufstellung der Abrechnung oft mit einem hohen Aufwand verbunden, nicht selten schleichen sich hierbei Fehler ein. Um Unstimmigkeiten zwischen den beiden Mietparteien zu vermeiden, geben die VON POLL IMMOBILIEN Experten Vermietern hilfreiche Tipps, auf welche Fehlerquellen sie bei der Erstellung einer Betriebskostenrechnung achten müssen.
„In der jährlichen Betriebskostenabrechnung werden die tatsächlich verbrauchten Betriebskosten den geleisteten Vorauszahlungen gegenübergestellt. Weichen die Kosten voneinander ab, entsteht entweder ein Guthaben für den Mieter oder er muss eine entstandene Nachforderung begleichen“, Beata von Poll, Mitglied der Geschäftsleitung bei VON POLL IMMOBILIEN.
Welche Nebenkosten können auf den Mieter umgelegt werden?
Nicht alle Kosten, die im Rahmen der Vermietung einer Immobilie entstehen, können auf den Mieter umgelegt werden. Die umlegbaren Nebenkosten finden Vermieter aufgelistet in Paragraph 2 der Betriebskostenverordnung. Generell lassen sich die Kosten für Grundsteuer, Wasserversorgung, Entwässerung, Schornsteinreinigung, Hausbeleuchtung, Reinigungsarbeiten und Gartenpflege, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Antennen und Kabelfernsehen, Aufzug, maschinelle Wascheinrichtungen sowie für den Hausmeister auf den Mieter umlegen. Zusätzlich gibt es noch einen Posten für sonstige Betriebskosten, die in den übrigen Positionen nicht einbezogen wurden. Nicht umlegbare Nebenkosten sind dagegen Instandsetzungs- und Instandhaltungskosten ebenso wie Verwaltungskosten.
Welche Fristen muss der Vermieter einhalten?
„Die wohl wichtigste Frist, die Vermieter beachten müssen, ist die Abgabefrist. Eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen“, weiß Immobilienexpertin Beata von Poll. Der Abrechnungszeitraum ist schriftlich im Mietvertrag festgelegt und darf die maximale Periode von zwölf Monaten nicht überschreiten. In der Regel ist der Abrechnungszeitraum konform mit dem Kalenderjahr – also vom 1. Januar bis 31. Dezember. Dementsprechend hat der Vermieter bis zum 31. Dezember des darauffolgenden Jahres Zeit, die Betriebskosten abzurechnen. Das Überschreiten der Frist führt dazu, dass der Mieter eine eventuelle Nachzahlung nicht mehr leisten muss, da die Abrechnung formal inkorrekt und damit unwirksam ist. Auch wenn der Mieter während des Abrechnungszeitraums auszieht, gilt die Ein-Jahres-Frist. In diesem Fall muss der Vermieter die Monate anteilig berechnen, in denen der Mieter noch im Gebäude gewohnt hat.
Sollten die tatsächlichen, umlagefähigen Nebenkosten niedriger ausfallen als die Vorauszahlungen des Mieters, entsteht ein Guthaben. Dieses muss dem Mieter – unabhängig davon, ob die Betriebskostenabrechnung fristgerecht zugestellt wurde oder nicht – binnen 30 Tagen zurückgezahlt werden. Wenn bei einer ordnungsgemäß erstellten und fristgerecht zugestellten Betriebskostenabrechnung eine Nachzahlungspflicht seitens des Mieters entsteht, muss der Betrag ebenfalls binnen 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung ausgeglichen werden.
Welche formalen Fehler führen zur Unwirksamkeit der Abrechnung?
„Neben den einzuhaltenden Fristen sollten Vermieter darauf achten, dass die Abrechnung formal korrekt ist. Eine formal inkorrekte Abrechnung ist – auch wenn sie fristgerecht eingereicht wurde – unwirksam“, lässt Beata von Poll von VON POLL IMMOBILIEN wissen. Folgende Angaben müssen in der Betriebskostenabrechnung mindestens enthalten sein: Name und Anschrift des Vermieters sowie des Mieters (bei mehreren Mietern reicht die Adressierung an einen Mieter), die genaue Bezeichnung der Mietsache sowie der Abrechnungszeitraum. Zudem muss der Mieter in der Lage sein, die Kosten nachzuvollziehen. Das bedeutet, die Abrechnung muss eine übersichtliche Aufstellung der Gesamtkosten, den verwendeten Umlageschlüssel und eine Auskunft über die bereits geleisteten Vorauszahlungen des Mieters enthalten. Aus letzterem ergibt sich dann die Summe der Nachforderung oder des Guthabens.
Fazit
Zu den häufigsten Fehlern bei der Betriebskostenabrechnung zählen eine unvollständige oder verspätete Abrechnung sowie ein Abrechnungszeitraum, der den festgelegten Zeitraum von zwölf Monaten überschreitet. Oftmals werden auch nicht umlagefähige Nebenkosten abgerechnet oder der Verteilerschlüssel entspricht nicht dem im Mietvertrag genannten. Generell sollten Vermieter darauf achten, formale und inhaltliche Fehler nach bestem Gewissen zu vermeiden.
Über von Poll Immobilien GmbH
Die von Poll Immobilien GmbH hat ihren Hauptsitz in Frankfurt am Main. Der Schwerpunkt ihrer Tätigkeit liegt in der Vermittlung von wertbeständigen Immobilien in bevorzugten Wohn- und Geschäftslagen. Die Geschäftsleitung des Unternehmens bilden Beata von Poll, Daniel Ritter, Sassan Hilgendorf und Dr. Jörg Hahn. Mit mehr als 350 Shops und über 1.500 Kollegen ist VON POLL IMMOBILIEN, wozu auch die Sparten VON POLL COMMERCIAL, VON POLL REAL ESTATE sowie VON POLL FINANCE gehören, in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Spanien, Griechenland, Portugal, Ungarn, Italien, den Niederlanden, Frankreich und Luxemburg vertreten und damit eines der größten Maklerunternehmen Europas. Der Capital Makler-Kompass zeichnete VON POLL IMMOBILIEN im Oktoberheft 2021 erneut mit Bestnoten aus.